5 tips voor het aanvragen van een A-vergunning
Voor een evenement waarvoor je een A-vergunning nodig hebt, doe je de aanvraag direct bij de gemeente Rotterdam. Joost Trines van Rotterdam Festivals vindt het belangrijk dat organisatoren tijdig de vergunning aanvraag doen. Hierbij 5 tips die handig zijn bij het aanvragen van zo’n vergunning.
Let op de looptijd: vier weken
De gemeente Rotterdam heeft tijd nodig om je vergunningsaanvraag te behandelen. De doorlooptijd is ten minste 4 weken. Misschien heeft de gemeente aanvullende vragen en duurt het zelfs langer. Houd daar rekening mee en vraag je vergunning ruim op tijd aan. Dus volgend weekend feest en vandaag nog even een vergunning regelen: dat gaat ‘m niet worden. Weet je in januari al dat je in september iets wilt organiseren? Start dan vast de aanvraag van je evenementenvergunning. Dit voorkomt zorgen, stress en teleurstellingen.
Let op andere aanvragen
Je bent niet de enige die iets in Rotterdam wil organiseren. Mogelijk is de locatie al bezet, is de datum niet meer beschikbaar, of is het maximum aantal evenementen in een bepaald gebied al bereikt. Nog een reden om vroegtijdig een evenementenvergunning aan te vragen. Goed voornemen: dat kan al vanaf 1 januari.
Mogelijk heb je een A+-vergunning nodig
Als je evenement nét iets meer aandacht nodig heeft, bijvoorbeeld omdat je meerdere locaties gebruikt, kan de gemeente Rotterdam beslissen dat A+-vergunning nodig is. De gemeente maakt dit besluit op basis van de ingediende plannen en informeert je hierover. De behandeling van zo’n aanvraag heeft meer tijd nodig en duurt ten minste 8 weken. Onderdeel hiervan is een overleg met de organisatie en omdat aanvullende advies wordt gevraagd door de gemeente aan de verschillende hulp- en gemeentelijke diensten zoals bijvoorbeeld politie, brandweer, de milieudienst en gemeentelijke diensten.
Maak een plan
Ook bij kleinschalige evenementen is het nodig dat je de gemeente Rotterdam je plannen stuurt. Denk hierbij aan een verkeersplan, een veiligheidsplan, een plan voor hoe je de locatie schoon achterlaat, een plattegrond en een draaiboek. Zorg dat je plannen duidelijk en compleet zijn. Denk hierbij aan een overzichtelijk draaiboek inclusief verantwoordelijkheden en contactgegevens van de medewerkers, alsook een duidelijke plattegrond met hierin alle veiligheidsmaatregelen duidelijk aangegeven. Alles om de vergunningverlener een duidelijk beeld te geven van de plannen en maatregelen die je neemt om het evenement veilig te laten verlopen.
Extra tip voor evenementen in januari, februari en maart
Het loket voor aanvragen van een evenementenvergunning kan per 1 januari. Behandeling van de vergunning is op volgorde van binnenkomst. Organiseer je iets in de januari, februari of maart? Dan mag je jouw vergunningaanvraag al voor 1 januari bij de gemeente indienen.
Aanvragen van een evenementvergunning doe je via de website van de gemeente Rotterdam.
Op de website van de gemeenten vind je ook voorbeelden van documenten die je dient aan te leveren bij je vergunningaanvraag. Op de website vind je onder meer een voorbeeld voor een veiligheidsplan A-evenement, een schoonplan, een situatieschets van je evenementenlocatie en een verkeersplan.
