Joost weet alles over evenementenlocaties in Rotterdam. Over hoe populair en gewild ze zijn. Over de spelregels. En over hoe je de perfecte locatie vindt voor jouw festival of evenement.
Hierbij 5 tips om jou hierbij te helpen.
Tip 1: Onderzoek de populariteit van locaties
Voordat je complete plannen gaat uitwerken... Begin met een onderzoek of een locatie al veel wordt gebruikt. Veel parken en pleinen in Rotterdam zijn erg populair onder en mogelijk niet beschikbaar. Een goede inschatting van de beschikbaarheid van een locatie kun je als volgt maken:
1. Houd de vergunningsaanvragen in de gaten
In de tweede helft van november wordt bekend gemaakt welke grootstedelijke evenementen er het opvolgende jaar in Rotterdam gaan plaatsvinden. Hiermee zie je welke locaties allemaal al gebruikt worden voor de grote evenementen. En dus ook welke data en locaties en allemaal niet meer beschikbaar zijn.
2. Check de locatieprofielen
Voor de 20 meest populaire evenementenlocaties in de stad heeft de gemeente Rotterdam locatieprofielen gemaakt. Daarin staan per locatie de spelregels beschreven. Bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er gelijktijdig mogen zijn en welk geluidsniveau is toegestaan. Ook kan je hierin vinden hoe vaak er per jaar een evenement mag plaatsvinden, hoeveel evenementdagen er beschikbaar zijn en Hoe lang de herstelperiode is van de locatie na een evenement. Dit is de periode dat de ondergrond tenminste nodig heeft om te herstellen na een evenement. Deze periode wordt gemeten tussen de laatste afbouwdag en eerste opbouwdag van het volgende evenement. In deze periode kunnen er geen evenementen op de locatie plaatsvinden.
3. Bekijk de Uitagenda
Op de Uitagenda Rotterdam staat welke evenementen er waar in Rotterdam worden georganiseerd. Dit geeft inzage in de beschikbaarheid en bezetting van de locaties.
Tip 2: Schat in hoeveel bezoekers je verwacht
Belangrijk in de locatiekeuze is een inschatting van hoeveel bezoekers je maximaal gelijktijdig verwacht. Niet iedere locatie is zomaar geschikt voor het ontvangen van grote publieksaantallen. Per locatieprofiel staat aangegeven wat de maximale capaciteit is. Hoe groter en risicovoller je evenement, hoe zwaarder je evenementenvergunning die je nodig hebt.. Houdt ook rekening met de bereikbaarheid van de locatie voor deze bezoekers. Kunnen ze op de locatie ook ergens hun fiets parkeren of is er voldoende OV-capaciteit nabij de locatie. Organiseer je evenement met muziek? Bedenk dan ook dat bij grotere evenementen er ook luidere muziek zal zijn. Vooral in de nabijheid van huizen is er een limiet aan het maximale volume dat je mag voortbrengen. In de locatieprofielen staan hiervoor waardes vermeld die mogen worden overstegen.
Tip 3: Ga eens kijken
Ga eens naar jouw gewenste evenementenlocatie toe. Zo krijg je een beter gevoel bij de omvang en uitstraling van de plek. Passen die bij wat je verwacht aan bezoekers? En hoe zit het met de ondergrond, de toegangswegen en bereikbaarheid en wie zijn je “buren”. Maak veel foto's en wandel een rondje door de buurt om te ontdekken of je evenement aansluiting vindt bij de omgeving.
Tip 4: Doe zo snel mogelijk je vergunningaanvraag
Heb je jouw droomlocatie in Rotterdam gevonden? Zorg dan dat je voortvarend aan de slag gaat met je vergunningsaanvraag. De behandeling van A-vergunningen gebeurt op volgorde van binnenkomst. Het aanvragen van een A-vergunning kan al vanaf 1 januari van het jaar waarin je jouw evenement wilt laten plaatsvinden. Gelet op de hoeveelheid evenementen die in de stad plaatsvinden is het goed dat je tijdig jouw aanvraag instuurt om teleurstelling te voorkomen. Organiseer je een evenement in de eerste 3 maanden van het jaar, dan kan je de vergunningaanvraag al starten voor 1 januari.
Tip 5: Denk na over een tweede keus
Het kan voorkomen dat een locatie niet (meer) beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat een andere organisator net iets eerder een vergunningsaanvraag heeft gedaan. Zorg altijd dat je een tweede keuze in gedachten hebt. Na aanvraag van je evenementvergunning wordt je geïnformeerd als een locatie niet beschikbaar is. Het is fijn als je dan al hebt nagedacht over een alternatieve locatie, zodat je het plan hier eenvoudig op kunt aanpassen als dat nodig is.
